BRAINSTORMING É ADMINISTRAÇÃO EM FOCO!

                         

Quando se fala de administração uma série de ferramentas nos vem à cabeça, pois administrar é um conjunto amplo de ações para se desenvolver um determinado processo e se chegar ao resultado.

Mas a grande dúvida que nos premia é justamente saber escolher a certa, como saber qual é a ferramenta adequada para aquele momento.

Bem como administradores sensatamente vamos dizer, ora essa é uma pergunta que não há uma resposta exata, já que cada processo é uma ação única e como diria meu avô nem tudo que serve para Chico vai dar certo para Francisco, então só tem um jeito de saber é tentando, mas com certeza ao ler este artigo vocês me darão um belo preste atenção, ei administração é uma ação de precisão não dá para ficar brincando de vamos tentando até dar certo, pois custa tempo, trabalho e dinheiro e nenhum destes itens podem ser desperdiçados.

Bem nobres leitores eu concordo com vocês afinal sou administradora, não se pode perder recursos isso é assinar o atestado de incompetência na cara dura.

Um administrador eficaz sabe que sua primeira medida é analisar os processos, planejar, saber o que é preciso ser feito, como, quando e quem o fará.

E para auxiliar nesta etapa existe uma ferramenta que é perfeita, chama-se Brainstorming, essa ferramenta foi criada por Alex Faickney Osborn em 1939 sendo somente publicada em 1953, mas a pergunta é o que esta ferramenta tem de tão especial?

Olha sou suspeita para falar pois é uma das minhas ferramentas favoritas, talvez por seu conceito de parceria e partilha das ideias.

Brainstorming quer dizer tempestade de ideias, mas afinal o que exatamente seria isto, em termos simples aqui no escritório chamamos de reunir a galera e sonhar o impensável juntos.

Em termos técnicos você reúne sua equipe e apresenta um processo, cada membro da equipe terá que apresentar uma ideia de como desenvolver aquele processo, você pode deixar o desenvolvimento andar livre, ou pode aplicar algumas regras, alguns itens que devem ser avaliados junto a ideia.

Nesse interim as ideias e análises deverão ser anotadas, nenhuma ideia poderá ser descartada, pois elas serão avaliadas e muitas vezes uma acaba sendo encaixe da outra por isso nada pode ser abandonado.

Reunir seres humanos muitas vezes pode parecer uma excelente ideia, e o é na maior parte do tempo, mas para quem atua no setor de gestão de projetos, de criação sabe que nem sempre o enredo segue o roteiro, pessoas são seres fantásticos, mas nunca concordam, eu sei disso porque sou a oitava filha numa equipe de nove irmãos, natal e ano novo sempre foi um desafio em minha família o povo nunca concordava com o cardápio de natal, minha mãe fazia uns 5 tipos de mistura e ainda dava o que falar. Portanto vocês como gestores sabem muito bem do que estou falando pessoas nunca concordam entre si, sempre tem uma crítica aqui, um não é bem isso acolá, um nossa isso é um absurdo e lá vai, um bom trabalho vai para o vinagre se não houver regras claras.

Portanto estabelecer um manual de conduta nas intervenções com Brainstorming é essencial, vou compartilhar com vocês o que criamos aqui em nossa equipe.

1-    Tenha a mente aberta;

2-    Ouça tudo atentamente;

3-    Respeite a opinião alheia se quiser o mesmo para sua;

4-    Valorize cada pessoa envolvida no processo;

5-    Se você não concordar com seu parceiro de equipe e ver que o clima pode esquentar, silencie, na vida silencio vale ouro;

6-    Se tiver que ser o voto de minerva, lembre-se questões pessoais e emocionais ficam fora da pauta;

7-    Não tenha vergonha em dizer o que pensa a hesitação mata o ladrão;

8-    Se o clima pegar fogo, pegue o pote de bombons mais perto que tiver e ofereça doces a todos, o açúcar em um poderoso calmante.

Essas são técnicas nossa do dia a dia mesmo, gerenciar processos não é só técnica e códigos, lidamos com pessoas e aplicamos como fator prioritário não nos esquecer disto.

Tenham sempre em mente que um projeto tem um objetivo e quanto mais prático e rápido for sua conclusão melhor será para o cliente , portanto antes de montar sua cessão faça um O Que você Deseja junto ao cliente, pois nem sempre o que o cliente quer e o que ele realmente precisa estão na mesma linha e saber identificar um ponto do outro, para dar ao cliente a medida certa do que será bom para ele é função sua deste modo não esqueça disso e quando for elaborar o seu Brainstorming lembre isso a sua equipe também.

O ambiente para realizar um bom Brainstorming é onde todo mundo se sentir feliz, uma amiga nossa de São Paulo faz o dela num boliche, isso mesmo a galera discute administração num torneio de boliche e eles tem ótimas ideias.

Para nossa equipe almoçar no shopping, ou tomar um café funciona bem para nós.

Planejar um processo exige entrega, vontade de toda equipe e colaboração nenhuma ferramenta administrativa vai funcionar se não houver total empenho da equipe em fazer dar certo.

E para resolver alguns possíveis conflitos surgidos na formação das ideias, troque seus colaboradores de função, é fácil a gente criticar o outro quando não estamos fazendo o trabalho dele, agora ir lá e ter que fazer o que ele faz com as dificuldades que ele enfrenta não é moleza, portanto aqui nós temos uma regra, se eu falar mal do trabalho do meu parceiro, eu sou obrigada por uma semana fazer o trabalho dele.

E eu já vivi na pele meu sócio ama me pôr na pegadinha, o trabalho dele é extenuante para mim e toda vez que tenho que ocupar o lugar dele eu subo nas paredes pois o que ele faz em 2 dias eu levo uma semana e ainda deixo a desejar, isso foi muito bom evitou brigas tolas.

Hoje nossa equipe trabalha focada, sabendo o limite de cada um e nos disciplinamos a manter o respeito por este limite o tempo todo.

Bem utilizar o Brainstorming visa encontrar um caminho seguro para se desenvolver uma tarefa, aproveitando a análise efetuada por toda equipe, que estando integrada irá render muito mais, afinal o foco matriz chama-se resultado e este traz o desejado o lucro.

Deste modo temos aqui o foco do Brainstorming:

1-    Efetuar o levantamento das ideias;

2-    Analisar as melhores opções;

3-    Avaliar as possíveis combinações;

4-    Estabelecer um planejamento a ser seguido a partir das ideias;

5-    Monitorar o andamento;

6-     Bonificar as contribuições que levaram ao resultado.

Uma vez que tenhamos esses itens cumpridos à risca não haverá perigo de falhas, afinal Brainstorming é administração em foco, é ação para realização.