OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS O QUE ISSO VALE NA ORGANIZAÇÃO?
Bem administrar é sem sombra
de dúvidas uma arte, mas nem de longe pode ser considerada como a ação mais
fácil.
Muito pelo contrário gerir uma
empresa trata-se de uma ação multifuncional, nós temos vários setores
envolvidos e que tem que funcionar de forma alinhada, para que tudo seja bem-sucedido.
Mas a pergunta chave é se
consegue efetuar essa gestão?
Ahhhh, para muitas empresas
neste ano de 2016 em meio ao grande ápice de crise definitivamente não o foi,
pois muitas delas quebraram, outras estão se sustentando em corda bamba.
Por isso é importante entender
que existe uma palavra que é chave para o desenvolvimento de uma empresa
chama-se Processo.
Bem segundo dicionário
processo é nada mais nada menos que a execução de uma atividade de modo
contínuo e prolongado e que representam a associação de vários mecanismos e
frentes de ação, de modo que tudo funcione simultaneamente de modo alinhado.
Até aí tudo bem não
apresentamos nada demais, é o que muitos vão dizer, então a redatora deste
artigo faz uma pergunta direta a você amigo administrador, colaborador de
qualquer setor da empresa é mesmo?
Porque de acordo com os
levantamentos feitos a maioria das empresas falem por falha grosseira em sua
execução de seus processos.
Então entender como podemos
otimizar essas atividades é o grande Ás de ouro.
A primeira coisa é qual é o
tipo de negócio que você tem?
E antes que você queira me dar
uma bordoada caro leitor, sim esta é uma pergunta de suma importância, já que
se você não sabe o que fabrica, o que vende, como vai querer ter lucro?
Portanto saiba entender no que
se constitui o seu negócio dependendo do que você produze ou oferte como serviço,
vai exigir um estudo maior antes de ser colocado em prática.
Outro ponto importante analise
seu mercado, nenhum produto ou serviço faz sucesso se não houver quem o compre.
Uma vez que você tenha isto
bem resolvido, aí você começa o que chamamos de planejamento, você vai definir
tudo o que é preciso para o negócio funcionar, então vai fazer o levantamento
financeiro disto, porque querer abrir um negócio sem gastar nem um tostão é
pedir milagres demais né.
A máxima do administrativo é o
menor custo gera o maior lucro, mas custo zero é quase impossível.
Portanto saber quais
departamentos serão atuantes, quantas pessoas você terá que contratar, seus
fornecedores tudo isso entra na lista tá.
Otimizar significa que você fará
com que cada tarefa seja feita com o maior índice de precisão possível, dentro
do menor tempo, para que você possa atingir o maior mérito para seu trabalho a
satisfação do seu cliente afinal ele merece ter o melhor, ele paga pelo melhor
e qualquer um que oferecer menos que isso pode dizer olá para concorrência e
agendar sua falência, ainda mais num cenário como o nosso nos dias de hoje.
Mas como garantir que a
otimização seja efetivada em sua empresa, tem receita pronta? Formulário?
Não pessoal vocês vão ver que
essa visão difere muito de organização para organização, veja bem como bom
administrador que é caberá a você e seus colaboradores verem o melhor caminho
para seguir.
O que não pode faltar:
- Bem motivação para sua
equipe, é importante que cada funcionário esteja integrado ao ideal da empresa,
a sua missão deste modo todos darão o melhor de si, em contrapartida a
organização tem o dever de reconhecer e valorizar seus colaborares afinal de
contas eles se constituem em seu maior tesouro, seu maior recurso.
Máquinas não trabalham
sozinhas, ideias não se colocam em prática, pessoas fazem isso e merecem
receber o melhor pelo seu desempenho.
Capital de giro, é dinheiro
não é tudo. Mas ajuda a resolver muito problema, portanto ter um capital seguro
é medida primordial para o desenvolvimento de um negócio, sem dinheiro nada
anda.
Equipamentos, estamos no
século 21 em plena globalização definitivamente não dá para tocar nossos
negócios com equipamentos e recursos desatualizados, computadores, software de
última geração são caros, mas no mercado tem muita solução similar simples e
barata, portanto quem não procura não acha, busque ferramentas, integre recursos
e você verá sua empresa deslanchar.
Ah e mais mantenha seus
processos em constante monitoramento, pois como dizia meu nobre avô é o olho do
dono que engorda o gado, logo se você não analisa o passo-a-passo como saber
corrigir quando algo der errado e muitas vezes dependendo da falha pode gerar
um efeito dominó que irá atrasar seus procedimentos em horas, dias, meses e aí
para onde vai sua reputação quanto a cumprir prazos.
E para mim como administradora
e por ser gerente de comunicação e marketing dentro de minha empresa manter a
comunicação interna entre os departamentos e seus gestores é o ponto forte, se todos
têm uma linguagem aberta, clara o tempo de reposta e levantamento de problemas
é sem dúvida muito menor e acreditem no mundo dos negócios tempo definitivamente
é dinheiro.
Otimizar seus processos te
trazem resultados diretos, são eles:
- Aumento da eficácia pela eficiência;
- Redução clara de custos;
- Auto nível na qualidade do
produto ou serviço;
- Maior facilidade para o
levantamento das atividades e o planejamento de sua execução;
- E por último o grande
diferencial das organizações bem-sucedidas maior otimização na tomada de
decisões, não se perde tempo tentando entender o problema, pois este já havia
sido levantado como uma possível hipótese e quando ocorreu já se havia uma
medida de segurança para aquela possibilidade, logo a solução é implantada imediatamente.
Bem agora que vocês sabem
identificar o que é otimização de processos, não perca tempo comece avaliando
sua empresa e ponha mão na massa, temos um ano de vitória senhoras e senhores a
construir.
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