OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS O QUE ISSO VALE NA ORGANIZAÇÃO?

                       

Bem administrar é sem sombra de dúvidas uma arte, mas nem de longe pode ser considerada como a ação mais fácil.

Muito pelo contrário gerir uma empresa trata-se de uma ação multifuncional, nós temos vários setores envolvidos e que tem que funcionar de forma alinhada, para que tudo seja bem-sucedido.

Mas a pergunta chave é se consegue efetuar essa gestão?

Ahhhh, para muitas empresas neste ano de 2016 em meio ao grande ápice de crise definitivamente não o foi, pois muitas delas quebraram, outras estão se sustentando em corda bamba.

Por isso é importante entender que existe uma palavra que é chave para o desenvolvimento de uma empresa chama-se Processo.

Bem segundo dicionário processo é nada mais nada menos que a execução de uma atividade de modo contínuo e prolongado e que representam a associação de vários mecanismos e frentes de ação, de modo que tudo funcione simultaneamente de modo alinhado.

Até aí tudo bem não apresentamos nada demais, é o que muitos vão dizer, então a redatora deste artigo faz uma pergunta direta a você amigo administrador, colaborador de qualquer setor da empresa é mesmo?

Porque de acordo com os levantamentos feitos a maioria das empresas falem por falha grosseira em sua execução de seus processos.

Então entender como podemos otimizar essas atividades é o grande Ás de ouro.

A primeira coisa é qual é o tipo de negócio que você tem?

E antes que você queira me dar uma bordoada caro leitor, sim esta é uma pergunta de suma importância, já que se você não sabe o que fabrica, o que vende, como vai querer ter lucro?

Portanto saiba entender no que se constitui o seu negócio dependendo do que você produze ou oferte como serviço, vai exigir um estudo maior antes de ser colocado em prática.

Outro ponto importante analise seu mercado, nenhum produto ou serviço faz sucesso se não houver quem o compre.

Uma vez que você tenha isto bem resolvido, aí você começa o que chamamos de planejamento, você vai definir tudo o que é preciso para o negócio funcionar, então vai fazer o levantamento financeiro disto, porque querer abrir um negócio sem gastar nem um tostão é pedir milagres demais né.

A máxima do administrativo é o menor custo gera o maior lucro, mas custo zero é quase impossível.

Portanto saber quais departamentos serão atuantes, quantas pessoas você terá que contratar, seus fornecedores tudo isso entra na lista tá.

Otimizar significa que você fará com que cada tarefa seja feita com o maior índice de precisão possível, dentro do menor tempo, para que você possa atingir o maior mérito para seu trabalho a satisfação do seu cliente afinal ele merece ter o melhor, ele paga pelo melhor e qualquer um que oferecer menos que isso pode dizer olá para concorrência e agendar sua falência, ainda mais num cenário como o nosso nos dias de hoje.

Mas como garantir que a otimização seja efetivada em sua empresa, tem receita pronta? Formulário?

Não pessoal vocês vão ver que essa visão difere muito de organização para organização, veja bem como bom administrador que é caberá a você e seus colaboradores verem o melhor caminho para seguir.

O que não pode faltar:

- Bem motivação para sua equipe, é importante que cada funcionário esteja integrado ao ideal da empresa, a sua missão deste modo todos darão o melhor de si, em contrapartida a organização tem o dever de reconhecer e valorizar seus colaborares afinal de contas eles se constituem em seu maior tesouro, seu maior recurso.

Máquinas não trabalham sozinhas, ideias não se colocam em prática, pessoas fazem isso e merecem receber o melhor pelo seu desempenho.

Capital de giro, é dinheiro não é tudo. Mas ajuda a resolver muito problema, portanto ter um capital seguro é medida primordial para o desenvolvimento de um negócio, sem dinheiro nada anda.

Equipamentos, estamos no século 21 em plena globalização definitivamente não dá para tocar nossos negócios com equipamentos e recursos desatualizados, computadores, software de última geração são caros, mas no mercado tem muita solução similar simples e barata, portanto quem não procura não acha, busque ferramentas, integre recursos e você verá sua empresa deslanchar.

Ah e mais mantenha seus processos em constante monitoramento, pois como dizia meu nobre avô é o olho do dono que engorda o gado, logo se você não analisa o passo-a-passo como saber corrigir quando algo der errado e muitas vezes dependendo da falha pode gerar um efeito dominó que irá atrasar seus procedimentos em horas, dias, meses e aí para onde vai sua reputação quanto a cumprir prazos.

E para mim como administradora e por ser gerente de comunicação e marketing dentro de minha empresa manter a comunicação interna entre os departamentos e seus gestores é o ponto forte, se todos têm uma linguagem aberta, clara o tempo de reposta e levantamento de problemas é sem dúvida muito menor e acreditem no mundo dos negócios tempo definitivamente é dinheiro.

Otimizar seus processos te trazem resultados diretos, são eles:

- Aumento da eficácia pela eficiência;

- Redução clara de custos;

- Auto nível na qualidade do produto ou serviço;

- Maior facilidade para o levantamento das atividades e o planejamento de sua execução;

- E por último o grande diferencial das organizações bem-sucedidas maior otimização na tomada de decisões, não se perde tempo tentando entender o problema, pois este já havia sido levantado como uma possível hipótese e quando ocorreu já se havia uma medida de segurança para aquela possibilidade, logo a solução é implantada imediatamente.

Bem agora que vocês sabem identificar o que é otimização de processos, não perca tempo comece avaliando sua empresa e ponha mão na massa, temos um ano de vitória senhoras e senhores a construir.